Por Miguel Arturo García Villeda, subdirector de Fideicomisos
En el marco de los esfuerzos de modernización y mejora continua que impulsa el Ministerio de Finanzas Públicas (Minfin), sus dependencias han orientado distintos procesos hacia estándares de calidad reconocidos a nivel internacional, adoptando de manera estratégica la norma ISO 9001:2015.
En este contexto, la Dirección de Fideicomisos obtuvo la certificación del proceso de “Registro y Control de las Operaciones Financieras de los Fideicomisos”, que regula la recepción de los estados financieros remitidos por las entidades responsables a través de sus unidades ejecutoras, tal como lo ha establecido la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal vigente.
Históricamente, estos estados financieros eran remitidos de forma física. Esta práctica, sostenida durante años, generó una acumulación considerable de documentos impresos en la Dirección de Fideicomisos. A ello se sumaba la limitación del espacio disponible y la coexistencia de otros archivos de carácter obligatorio, lo que complicaba la gestión documental y elevaba los costos operativos asociados al manejo del papel.
Ante esta situación, surgió la necesidad de replantear el procedimiento y adoptar una solución que permitiera optimizar recursos del Estado, reducir costos y, a la vez, cumplir con los criterios técnicos exigidos para la certificación del proceso. La alternativa elegida se centró en aprovechar las herramientas tecnológicas a disposición institucional, iniciando la transformación hacia un modelo de recepción totalmente digital.
Transformación
El proceso fue rediseñado incorporando, en primer lugar, el envío de los estados financieros definitivos en formato digital a través de la cuenta institucional de correo electrónico de la Dirección de Fideicomisos.
Como siguiente paso, la información recibida se registra en el Sistema de Expedientes Web del Minfin. Finalmente, se emite la Constancia de Recepción Electrónica de Estados Financieros (CEREF), que certifica la recepción de la información; así mismo, este documento cuenta con un código QR con características especiales, el cual permite a las entidades responsables constatar la recepción de la información remitida.
Esta constancia se remite electrónicamente a las entidades responsables y queda disponible para consulta de los órganos de control gubernamental dentro del sistema indicado.
Implementación
El proceso de innovación comenzó a implementarse en agosto de 2025. Su adopción ha permitido beneficios tangibles; a la fecha, las entidades responsables han logrado reducir más de mil impresiones, la gestión de la remisión de la información es más eficiente y eficaz, además de prescindir de otros recursos logísticos institucionales que conllevan un costo significativo.
En este sentido, para la Dirección de Fideicomisos, la disminución del volumen de papel ha representado una reducción significativa de la carga física almacenada y un avance importante hacia la digitalización integral de la documentación financiera que ingresa a la Institución a través de ella.
Esta transformación evidencia el compromiso del Ministerio de Finanzas Públicas con la eficiencia administrativa, la sostenibilidad y la modernización de los servicios, consolidando procesos más ágiles, seguros y acordes con las exigencias contemporáneas de gestión pública, mejora continua y la creación de valor público.
